Bureaukrati møder innovation hvordan produkt-tænkning kan forandre den offentlige sektor

Offentlige organisationer har traditionelt arbejdet projektbaseret. En politisk beslutning vedtages, midler bevilges, og et projektteam samles for at udvikle en ny løsning. Men denne tilgang har ofte fokus på at levere en på forhånd defineret løsning - ikke på at løse det underliggende problem. Resultatet bliver tit en løsning, der ikke udvikler sig i takt med borgernes behov.

Med produkt-tænkning starter man et andet sted. Fokus er på brugerens behov, og der leveres løbende og i iterationer - med mulighed for justering undervejs. Fokus flyttes fra output til outcome, og det muliggør et skifte fra enkeltstående implementeringer til langsigtet serviceejerskab og løbende forbedringer.

At gennemføre denne ændring i komplekse offentlige organisationer er ikke nemt. Det kræver en kombination af kulturforandring, samarbejde på tværs af afdelinger og disciplineret implementering. Men det er muligt. Og hvor det lykkes, ser man mønstre som tværfaglige teams, tidlig inddragelse af interessenter og en vilje til at gentænke, hvordan værdi måles og leveres.

Mange offentlige enheder arbejder stadig i siloer - it, jura, drift og compliance fungerer ofte adskilt. Produktteams samler i stedet disse fagligheder omkring en fælles mission: at skabe værdi for borgerne.

En effektiv tilgang er at involvere compliance-, jura- og sikkerhedsteams tidligt i udviklingsprocessen. I stedet for at være en bremse i sidste fase, bliver de aktive samarbejdspartnere fra start. Denne form for "forudseende styring" kan både forkorte leveringstiden og mindske risikoen.

En anden vigtig faktor er træning af interessenter. Hos eksempelvis Rijkswaterstaat har træningsforløb hjulpet ledere og nøglepersoner med at forstå fordelene ved produkt-tænkning og iterativ udvikling. Det har skabt tillid og internt momentum.

Bureaukrati bliver ofte nævnt som en hæmsko for innovation. Stive regler, gamle systemer, ledelsesudskiftninger og rigide indkøbsprocesser kan gøre forandring langsom og besværlig. Men forhindringerne er ikke uovervindelige.

Det første skridt er at skabe fælles forståelse for, hvorfor forandring er nødvendig. Når der er en fælles retning, bliver det lettere at skabe opbakning på tværs af afdelinger. Og med små, hurtige succeser kan man bevise værdien af nye tilgange og nedbryde modstand.

Det kræver modige ledere, der tør udfordre status quo og stå på mål for nye måder at arbejde på. Nogle gange indebærer det kalkulerede risici og at tage initiativ inden for rammerne af gældende regler.

Den mest overbevisende grund til at tage en produkt-tilgang i brug er, at det sætter borgerens behov i centrum. Et godt eksempel er CIBG - en styrelse under det hollandske sundhedsministerium - der samlede fire forskellige lovgivningssystemer til ét samlet produkt målrettet sundhedsudbydere. Denne “one-stop-shop” gjorde ikke kun brugeroplevelsen bedre, men sænkede også driftsomkostningerne og lettede databehandlingen.

Sådan en konsolidering kræver indgående indsigt i brugerrejsen og en fleksibel teknisk arkitektur – løst koblede systemer, modulopbygning og åbne datastandarder. Det gør løsningen mere fremtidssikret over for både teknologiske og lovgivningsmæssige ændringer.

Gamle systemer nævnes ofte som en barriere for forandring, men total udskiftning er sjældent realistisk. I stedet har flere offentlige aktører succes med modulære løsninger og trinvise udskiftninger. Produktteams prioriterer opdateringer i backloggen og undgår dermed at udskyde nødvendige tekniske forbedringer.

Samtidig gør værktøjer som EBM (Evidence-Based Management) det muligt at måle effekt og fremdrift gennem leveret værdi, brugeroplevelse og innovationspotentiale.

AI rummer stort potentiale for at gøre offentlige services mere effektive og personlige – men det kræver omtanke. AI bør kun bruges, når problemet er klart defineret, datakvaliteten er i orden, og etiske standarder er på plads.

Det bedste sted at starte er i det små. Vælg konkrete cases, sørg for menneskelig kontrol og byg videre på det, der virker. Tillid, gennemsigtighed og ansvarlighed er afgørende.

For at modernisere meningsfuldt må den offentlige sektor bevæge sig væk fra engangsprojekter og over mod en produkt-tilgang. Det kræver samarbejde på tværs af fagligheder, agil styring, løbende iteration – og først og fremmest et urokkeligt fokus på at løse reelle problemer for rigtige mennesker. En produkt-tilgang giver myndigheder værktøjerne til at bygge bæredygtige, robuste og responsive services, der lever op til fremtidens krav og borgernes forventninger.

Offentlige myndigheder kæmper med at balancere lovgivningsmæssige krav og behovet for at modernisere. I webinaret “Bureaukrati møder innovation” mødtes eksperter fra den offentlige sektor for at drøfte, hvordan produktledelse, agile metoder og datadrevne strategier kan hjælpe med at bygge bro mellem bureaukrati og fremtidssikrede digitale services. Diskussionen gav konkrete indsigter i, hvordan ledere i det offentlige arbejder med forandring, styring af kompleksitet og med at sætte brugeren - både borgeren og de interne medarbejdere - i centrum.

Inden du går på sommerferie, får du her et hurtigt overblik over de vigtigste pointer fra paneldebatten.