ESDH – det er her, det sner!

Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering - i daglig tale ESDH lyder måske ikke særligt spændende. Ikke desto mindre er det her, at den demokratiske proces kommer stærkt til udtryk igennem borgerens mulighed for at følge med i kommunens arbejde. Kruso har taget et kig ud over ESDH-tinderne og giver her et panorama-billede af forskellige løsninger til din kommunes visning af Dagsordener og referater.

En kommunes dagsordener og referater vises som regel i en struktur, hvor der navigeres fra råd og udvalg, til disses dagsordener og referater, til årstal og til de enkelte datoer. Denne struktur suppleres af muligheden for at filtrere på råd og udvalg, på årstal, og desuden mulighed for at søge på ord i dagsordener og referater. Mod nord i Frederikshavn Kommune vises deres dagsordener og referater netop sådan, men derudover har man valgt, at gøre det muligt for borgerne at abonnere på de enkelte udvalg, råd og nævn, således at så snart der lægges en ny dagsorden eller et nyt referat på hjemmesiden, vil borgeren modtage mail med notifikation herom. Abonnements-funktionen gør det politiske arbejde mere nærværende, og øger borgerens - og kommunens ansattes - muligheder for at holde sig orienteret i aktuelle sager.

Vejen Kommune anvender ikke filtrering på deres oversigt over dagsordener og referater i front end. Til gengæld kan deres webadministrator styre, hvilke råd og udvalg, der skal vises på hvilket site. Bag et login kan Vejen Kommunes webadministrator fravælge visning af enkelte råd og udvalgs dagsordener og referater, på bestemte sites. Det er især anvendeligt, når man har et udvalg, hvis dagsordener og referater er særligt relevante for et subsites besøgende, som for eksempel Handicaprådets møder på Handicaprådets subsite, eller når et udvalgs dagsordener og referater kun er relevant for en lille gruppe, som Medarbejderudvalgets dagsordener og referater på medarbejder-intranettet.

I øst har Hvidovre Kommune for nyligt lanceret en ny webløsning med visning af dagsordener og referater. Løsningen inkluderer både overblik over de enkelt råd og udvalg og her tilhørende dagsordener og referater, og også søgning i dagsordener og referater, muligheden for at abonnere på de enkelte råd og udvalg og styring af, hvilke udvalg, der skal vises på hvilke sites. Dertil giver Hvidovre Kommune borgerne mulighed for at printe hver dagsorden eller referat og at dele det via Facebook, Twitter, LinkedIn eller e-mail. I det man gør det nemt for borgeren at dele dagsordener og referater, gør man det også nemt for både den enkelte borger og dennes netværk at involvere sig i det demokratiske arbejde.

Den opmærksomme læser vil nu have vendt sit blik mod vest. Her planlægger Herning Kommune i nær fremtid at lancere nyt website og herunder også ny ESDH-integration til visning af dagsordener og referater.

Visningen vil i høj grad bygge på standarder for visning, som Kruso har udviklet i samarbejde med en lang række af landets kommuner, herunder også ovenstående eksempler. Standarden er udarbejdet på baggrund af ønsker fra udvalgsmedlemmer, webredaktører, borgere og pressen. Nøglefunktionerne inkluderer funktioner som:

• Best practice visning af de enkelte punkter i folde-ud funktion

• Filtrering og fritekstsøgning

• Abonnementsfunktion

• Styring af, hvilke råd, der skal vises på hvilke sites

• Automatiseret import af dokumenter og bilag

• Tilgængelig visning testet af 3. parts tilgængeligheds specialister

Tilsammen giver disse funktioner borgerne mulighed for at have overblik over kommunens aktiviteter, for at holde sig orienteret og for at engagere sig. Løsningerne er udviklet med henblik på mindst mulig administration for kommunens webadministratorer, således at diverse råd og udvalg kan afholde de mange møder, uden at opdateringer skal håndsbæres til kommunens hjemmeside.