Kruso Logo
Kontakt os

Skab de rigtige rammer for en tværfaglig workshop.

Hvordan sikrer man fælles referenceramme og fælles sprog for to faggrupper med hver sin tilgang til brugergrænsefladen i et CMS-system?

Med udgangspunkt i en case fra Publify CMS fortæller vi her om metoder til at skabe rammerne for en succesfuld tværfaglig design-workshop mellem to interessegrupper, der har hvert sit blik på hvad der udgør en god redaktør-grænseflade.

Case: Publify CMS

Kruso valgte i begyndelsen af 2021 at iværksætte projekt for optimering af brugervenligheden af redaktør-grænseflade på Publify CMS, som i dag anvendes af redaktører i 17 af landets kommuner.

Systemet er siden etableringen af udviklingsfællesskabet i 2014, blevet beriget med over 40 moduler til hjælp i indholdsoprettelse på kommunale websites. Dette betyder, at der i dag er en del parametre at kende for en webredaktør, og det afføder behov for godt overblik over indholdet og god forståelse af funktioner i CMS-systemet.

Publify følger de gængse konventioner for dataopbygning med windows-træstruktur, faner og værktøjslinier. Alligevel kræver det detaljerede manualer og uddannelse, for at redaktør-brugerne får det fulde udbytte af værktøjerne. Så muligheder for en optimering af Publify redaktør-grænseflade bør undersøges.

Redaktører og udviklere: To fag på samme sag

I en optimering af redaktørgrænsefalden på et CMS-system er vi nødt til at tage højde for to faktorer, der til tider kan opleves som modpoler i udviklingen af et system: Teknik og design/brugergrænseflade:

Teknik: En optimering af redaktør-grænsefladen på et CMS-system vil være tæt forbundet med iboende funktionalitet i back end. Her er udviklerteamet de eksperter, der kan verificere at alle løsningsforslag er kompatible med eksisterende kode for at sikre fortsat funktions- og driftsstabilitet.

Design/brugergrænseflade: Brugerne, som dagligt arbejder med systemet for at udføre en række kommunikative opgaver, vurderer bedst, om værktøjerne imødekommer behovene. Dermed vurderer de også bedst kvaliteten af brugergrænsefladen og en optimering heraf.

For at få teknik og design / brugergrænseflade til at gå op i en højere enhed, valgte vi i projektet med optimeringen af brugergrænsefladen på Publify, at introducere en co-design-workshop.

Ønsket med co-design-tilgangen er at inkluderer interessenterne i en brugerorienteret produktudviklingsmetode (også kendt som Participatory Design). Med en co-design-workshop i Publify-regi tager vi altså højde for både udviklernes og redaktørernes faglige tilgange i revideringen og optimeringen af redaktør-grænsefladen ved at lade begge fagligheder kommer til orde og sammen indgå i dialog om optimeringen.

Men hvordan etablerer man en dialog mellem to faggrupper med hver deres indgang til et produkt som Publify CMS? Svaret er ved at sikre fælles rammer.

Fælles fakta som fælles rammer

For at skabe fælles rammer til co-design-workshoppen indsamlede vi empiri om brugen af Publify.

Som kickstart på empirien foretog vi en brugerobservation af en erfaren redaktør i arbejde i løbet af en time, hvor formålet var at se, hvordan redaktøren rent anvender Publify CMS, frem for, hvad hun burde anvende dem. Observationen blev efterfølgende analyseret, og her identificerede vi en række problematikker i interfacet.

For at sikre os at de identificerede problematikker ikke kun var gældende for den ene redaktørs håndtering af grænsefladen i et system, der til dagligt anvendes af hundreder af redaktører, udarbejdede vi som opfølgning en kvantitativ undersøgelse, som også blev anvendt til at præcisere de identificerede problematikker. Den kvantitative brugerundersøgelse blev udformet som en række spørgsmål i online spørgeskema og sendt til de 17 kommuner, som distribuerede undersøgelsen ud til deres aktive redaktører i Publify CMS.

Co-design med fælles sprog

På selve co-design-workshoppen kunne vi således indledningsvist præsentere de deltagende repræsentanter for Publify-udviklere og Publify-redaktører for problematikkerne fra empirien i form af video-sekvenser, tal og grafer. Empirien fungerede som fælles rammer i workshoppen for de to interessegrupper, uanset deres faglige interesser, som ligger bag hver gruppes holdning til Publify redaktørgrænsefladen.

Ydermere havde vi med empirien også etableret et fælles sprog for deltagerne på co-design-workshoppen, i kraft af, at problematikker allerede var identificerede og italesat med de foreliggende spørgsmål og svar.

Foruden penne og post-its, som det hører sig til på en workshop, fik deltagerne også udleveret prints af de interfaces fra back office, som skulle under behandling af deltagerne. Både interfaces i deres helhed men også skåret ud som enkelte elementer og klistret på karton for bedre at kunne blive håndteret og placeret af deltagerne.

Prints af elementer fra Publify redaktør-grænsefladen havde her til formål at hjælpe deltagerne med at illustrere eksisterende og ønskede relationer imellem redaktøropgaver og de værktøjer, som er til stede i Publify CSM. Dermed kunne de med elementerne visualisere for hinanden, hvordan man gerne brugte dele af interfacet i dag, og hvordan man gerne så det lagt ud i fremtidig version.

Både empirien og de fysiske versioner af redaktørgrænseflade hjalp udviklere og webredaktører med en dialog uden behov for oversættelser af fagtermer. Som en bonus viste empirien og de fysiske artefakter sig også at hjælpe med forståelsen imellem webredaktører på tværs af kommunerne, hvor organisation af webredaktioner er forskellige og dermed også brugen af CMS. Det bidrog til at deltagerne kunne idegenerere på en fælles løsning set fra flere vinkler.

Klare rammer rammer bedst

Hvordan sikrer man fælles referenceramme og fælles sprog for to faggrupper med hver sin tilgang til brugergrænsefladen? Empirien, som blev udviklet og anvendt i co-design-workshoppen i Publify udviklingsfællesskabet, var målrettet et konkret projekt og havde til formål at støtte op om dialog mellem to faggrupper. Uanset om der er tale om et helt nyt brugerinterface eller optimeringen af et eksisterende, kan empiri give dig rammerne og hjælpe en projektgruppe med at finde – og holde sig på – rette vej i målet på den rette digitale løsning.

Formodentligt arbejder du allerede med indsamling af empiri på din webløsning for at have data at bruge, både når du selv skal træffe beslutninger, og når du skal i dialog med din organisation om prioriteringer af indhold og funktioner. Empirien skaber rammer for dialog.

Anvendelse af statistiksystemer er et skridt på vejen, og jo mere data du har, desto mere kan du indsnævre retningen for den gode brugeroplevelse på eksisterende og nye sites.

Dertil er det altid en god ide at foretage kvalitative brugerundersøgelser. Som eksempel lavede man bruger-observationer forud for re-designet af helsingor.dk i 2019, hvor især brugernes forskellige metoder til at fremsøge indhold gjorde sig bemærket. Dette iværksatte en dialog om valg af søgemaskine på sitet, hvor man endte med at vælge en ny søgemaskineløsning for at imødekomme behovene. Tilsvarende identificerede vi også specifikke indsatsområder i brugerobservationen på Publify CMS, som vi ærligt talt ikke havde set som et handlingspunkt tidligere, men som nu vil få betydning for Publify redaktør-grænsefladen.

Resultaterne af co-design-workshoppen om Publify redaktør-grænsefladen var en række meget konkrete forslag til optimering af specifikke elementer. Kruso tog forslagene med hjem og udarbejdede wireframes af den optimerede redaktør-grænseflade, som blev præsenteret for Udviklingsfællesskabet på det følgende ERFA-møde, der blev afholdt medio september.

Hvis du er interesseret i at læse mere om ovenstående metoder, kan du læse forskellige forskeres artikler inden for emnerne co-design, bruger-orienteret design, video og fysiske materialer i workshops. F.eks: